سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟
بازار/ سیستم اتوماسیون اداری برای ساده‌سازی و خودکارسازی بسیاری از کارهای روزمره که کسب‌وکارها به آنها متکی هستند، مانند مدیریت اسناد، زمان‌بندی، مدیریت داده‌ها و ارتباطات، طراحی شده‌اند. دنیای تجارت به طور مداوم در حال تحول است و با پیشرفتهای هوش مصنوعی و علم داده، ما اکنون در عصر سرعت هستیم. شرکتها به دنبال راههایی برای ماندن در رقابت هستند و راه‌حل‌های اتوماسیون اداری به بخشی ضروری از مشاغل مدرن تبدیل شده‌اند. با کمک این راهحلها، کسب و کارها می‌توانند کارآمدتر، مولدتر و رقابتیتر شوند. در اینجا به منظور آشنایی بیشتر با نرم افزار اتوماسیون اداری دایا لازم است ادامه مطلب را بررسی کنید تا بتوانید درک بهتری در این رابطه داشته باشید.
نرم افزار اتوماسیون اداری دایا
سیستم اتوماسیون اداری شامل نرم‌افزارهای مختلف رایانه‌ای است که برای جمع‌آوری، ذخیره، انتقال، دستکاری و استفاده از اطلاعات اداری برای تکمیل وظایف به‌صورت دیجیتالی استفاده می‌شوند. اساساً اتوماسیون اداری به مدیریت داده‌ها کمک میکند.
علاوه بر این، نرم افزار اتوماسیون اداری دایا به استفاده از فناوری برای ساده‌سازی و خودکارسازی کارهایی که معمولاً در یک محیط اداری انجام می‌شوند، مانند پردازش کلمه، ورود داده‌ها، ایمیل و زمان‌بندی اشاره دارد. این می‌تواند شامل استفاده از ابزارهای نرم افزاری مانند پردازشگرهای کلمه و صفحات گسترده و همچنین دستگاههای سخت افزاری مانند چاپگرها و اسکنرها باشد. هدف این اتوماسیون اداری بهبود کارایی و بهره وری و کاهش نیاز به کار دستی است. هم شرکت‌های کوچک و متوسط و هم شرکت‌های بزرگ در حال حاضر از قدرت اتوماسیون برای افزایش بهره وری خود و در عین حال کاهش هزینهها به طور همزمان استفاده می‌کنند.
مهم‌ترین امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری دایا
این سیستم اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری تعریف شده است که حرکت داده‌ها را از یک سیستم به سیستم دیگر بدون دخالت مکانیسمهای انسانی تسهیل میکند. چنین ابزارهایی کمک فوق العادهای در جمع‌آوری داده‌ها، تجزیه و تحلیل ایمن و انجام کارهای روزمره به راحتی ارائه می‌کنند. هدف از چنین ابزارهایی خودکارسازی و بهینه سازی تمام رویهها و فرآیندهای تجاری است. امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری دایا به شرح زیر است:
· برخورداری از فرایند نامه‌نگاری و باگیانی سندهای مختلف
· دارای کارتابل اتوماسیون اداری است
· دارای بخشی تحت عنوان اتوماسیون من است
· امکان طراحی و پرینت نامه‌های اداری را برخوردار است
معرفی دیگر نرم افزارهای سیستم اتوماسیون اداری:
حال که با سیستم اتوماسیون اداری آشنا شدید، لازم است به بررسی انواع آن بپردازیم که به شرح زیر است:
1. نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم
این نرمافزار موجب ساماندهی فرایندهای درون سازمان و همچنین مکاتبات اداری میگردد. بستری مناسب را برای ثبت اطلاعات، تجزیه و تحلیل آن و گزارش اقدامات صورت گرفته فراهم میکند. موجب سرعت بخشیدن در فرایند کارها میشود. در مجموع نرمافزاری ساده و راحت و بسیار ایمن بوده و سرعت بالایی دارد.
2. نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم
این سیستم، ابزاری قدرتمند است که امکانات ویژهای را در اختیار مدیران و کارمندان سازمانهای مختلف قرار می‌دهد:
· سهولت دسترسی کارمندان
· نگهداری مکاتبات اداری
· ثبت داده‌ها
· کنترل تمام فعالیت‌های سازمان بدون حضور کارمندان
· یکپارچگی ابزارهای گردش کار
3. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر
این نرمافزار، در سازماندهی اسناد رسمی، مکاتبات ادارای و ثبت اطلاعات بسیار موثر است. سیستمی بسیار جامع است که از نظر ظاهری ساده بوده ولی از امنیت و امکانات بالایی برخوردار است. مهم‌ترین خدمات آن عبارتنداز:
· ثبت داده
· بایگانی اسناد
· تنظیم مکاتبات
· ارائه سرعت بالا
4. نرم افزار اتوماسیون اداری چارگون
شرکت چارگون، یکی از شرکت‌های ارائه فناوری اطلاعات در حوزه اتوماسیون اداری است که نزدیک به دو دهه سابقه دارد و به پشتیبانی کامل فرایندهای درون سازمان، ثبت اطلاعات و مکاتبات اداری میپردازد.
مزایای سیستم اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری به عنوان یک فناوری برای کمک به کارمندان در اجتناب از کارهای تکراری تعریف شده است. این ممکن است به بسیاری از فعالیت‌ها از راه‌حل‌های منابع انسانی گرفته تا مدیریت ارتباط با مشتری، فعالیت‌های بازاریابی و زمان‌بندی اداری کمک کند. این سیستم‌ها با روندهای اتوماسیون در بخش‌های متعدد مرتبط هستند و به ارائه فعالیت‌های انسانی در سازمانهای اداری اشاره می‌کنند. چندین مزیت وجود دارد که با پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری میتوانیم به آنها دست پیدا کنیم. کسانی که از این روش استفاده کردهاند به خوبی از مزایای آن آگاه هستند.
· اتوماسیون اداری حجم کاری را کاهش می‌دهد
مزیت اصلی این سیستم این است که می‌تواند حجم کاری شرکت را کاهش دهد. این به شما کمک میکند تا یک کار را به طور موثر انجام دهید. کسانی که از این سیستم‌ها استفاده کردهاند از این مزیت قدردانی خواهند کرد، چرا که کاهش حجم کاری به آنها امکان می‌دهد راحتتر کار کنند.
· اتوماسیون اداری داده‌ها را به طور دقیق مدیریت میکند
مزیت دوم مدیریت دقیق داده‌ها است. اتوماسیون اداری، مانند نرم‌افزارهای صورتحساب، تخصیص کار و سیستم‌های یادآوری، به مدیران اجازه می‌دهد تا نظارت کارآمدتری روی سازمان خود داشته باشند. این مزیت قطعاً تأثیر زیادی بر مشاغل بزرگ و کوچک دارد که منابع کافی برای انجام مدیریت داده را ندارند. با استفاده از این سیستم، یک شرکت می‌تواند از اشتباهات در مدیریت داده‌ها نیز جلوگیری کند.
· اتوماسیون اداری قابلیت چندوظیفه‌ای را ارائه می‌دهد
یک شرکت ممکن است به سادگی چندین کار و مسئولیت را همزمان با استفاده از این نوع سیستم انجام دهد. شرکتها می‌توانند از این سیستم برای مستندسازی مواردی مانند حضور و غیاب کارکنان، پردازش داده‌ها و سایر مسئولیتهای انجام شده توسط شرکت استفاده کنند.
· با اتوماسیون اداری در زمان و هزینه شرکت صرفه‌جویی کنید
سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند به شرکت در صرفه‌جویی در زمان و هزینه کمک کند. این فناوری رویههایی را بهینه و خودکار میکند که به متخصصان اجازه انجام کار را به راحتترین شکل ممکن می‌دهد. امروزه به لطف ظهور فناوریهای کامپیوتری و شبکهای پیشرفته، فعالیت‌های تجاری دیگر به کندی انجام نمیشوند. بنابراین، شرکت مجبور نیست پول و زمان خود را برای انجام یک سفر کاری صرف کند.
· نمونه دیگری از مزیت سیستم اتوماسیون اداری که به نفع شرکت است، کاهش نیاز به نسخه‌های چاپی مانند کاغذ است، زیرا همه داده‌ها در قالب دیجیتال هستند.
اهداف سیستم اتوماسیون اداری
هدف از فعال کردن سیستم‌های اتوماسیون در یک شرکت، افزایش بهره‌وری و بهینه‌سازی سیستم‌های اداری فعلی به منظور صرفه‌جویی در زمان، هزینه و منابع انسانی است که با ترکیب چندین سیستم به منظور اجرای مؤثرتر فعالیت‌های یک شرکت صورت گرفته است. یک سیستم اتوماسیون اداری سخت افزار کامپیوتر، نرمافزار و شبکهها را برای ساده‌سازی فعالیت‌ها در سازمان مانند مدیریت تسهیلات و فرآیند داده‌ها ترکیب می کند. در زیر مهم‌ترین اهداف این سیستم آورده شده است:
· بهبود روابط با مشتری
· کنترل مدیریت بهتری داشته باشید.
· ساده سازی عملیات و به حداقل رساندن خطاها در مدیریت داده‌ها.
· بهبود کیفیت خروجی کار از نظر ارائه و صرفه جویی در زمان پردازش داده‌ها.
انواع فناوری سیستم‌های اتوماسیون اداری
سیستم‌های اتوماسیون اداری جزء جدایی ناپذیر هر دفتری هستند. سازمانهای مختلف از آنها برای همه چیز از پردازش اسناد گرفته تا چاپ، اسکن، فکس اسناد و مراقبت از کارهای اداری متعدد استفاده می‌کنند. بسیاری از شرکتها در حال حاضر به طور کامل به فرمتهای دیجیتال انتقال یافتهاند. با این حال، هنوز نیاز به نسخه‌های فیزیکی از انواع داده‌های خاص وجود دارد که فقط می‌توانند روی کاغذ چاپ یا فکس شوند.
یکی از بزرگترین چالشهای انتخاب اتوماسیون اداری، تنوع بسیار زیاد آن است. نرم افزارها و دستگاه های بیشماری در دسترس هستند که هر کدام دارای مجموعهای از ویژگیهای متفاوت هستند. این سیستم‌ها می‌توانند در هر کاری به شما کمک کنند: از سازماندهی ایمیل گرفته تا ایجاد ارائه، پردازش فاکتورها یا دسترسی به اسناد در حال حرکت.
1. انتشار الکترونیکی:
استفاده از ویرایشگرهای اسناد اداری یا صفحات گسترده نمونههایی از سیستم اتوماسیون انتشارات اداری هستند که شامل: Microsoft Word و Apple Pages یا حتی برنامههای Paint که هر کدام قابلیت و کارکردهای مخصوص به خود را دارند و کمک فراوانی به کارمندان می‌کنند.
2. ارتباطات دیجیتال:
اتوماسیون ارتباطات اداری شامل پست الکترونیکی، پیام‌رسانی فوری و ویدئو کنفرانس است
3. انتقال و ذخیره‌سازی فایل دیجیتال:
سازمان‌ها می‌توانند به جای نگهداری از کاغذ، از خدماتی مانند Google Drive، Drop Box و Apple iCloud برای ذخیره فایل‌های شرکت خود استفاده کنند.
4. امضای الکترونیکی:
امضای الکترونیکی روشی عالی برای کاهش استفاده از کاغذ است، این به رهبران کسب و کار اجازه می‌دهد تا اسناد را به صورت دیجیتالی برای تایید امضا کنند.
5. اتوماسیون حساب‌های پرداختنی:
سیستم‌هایی در حال حاضر برای کاهش ورود اطلاعات دستی و پرداخت قبوض و فاکتورها در دسترس هستند که می‌توانند خیلی راحت و آسان به ارائه خدمت بپردازند.
6. اتوماسیون انطباق نیروی کار:
به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا کارکنان زیادی را در سراسر جغرافیا آموزش داده و توسعه دهند.
سخن پایانی
سیستم اتوماسیون اداری به طور ایده آل بسیاری از کارهایی که ما در یک دفتر یا سازمان انجام می دهیم را ساده میکند. این می‌تواند به سادگی تبدیل یک سند به PDF یا به طور پیچیده خودکارسازی کل گردش کار اداری باشد. یک سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند به شما کمک کند با ساده کردن حجم کاری خود کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید. همچنین در وقت و هزینه شما هم صرفه‌جویی میکند.